Comment faire un publipostage dans Microsoft Word?
1. Ouvrez un document vierge dans Microsoft Word.
2. Cliquez sur l' onglet Envois.
3. Cliquez sur Sélectionner les destinataires, puis sur Utiliser une liste existante....
4. Sélectionnez votre fichier de publipostage, puis cliquez sur Ouvrir.
5. Cliquez sur OK lorsque vous y êtes invité.
Comment puis-je fusionner un document par publipostage de manière à pouvoir modifier les documents individuels une fois la fusion terminée?
Ce guide vous apprend à utiliser la fonctionnalité «Fusion et publipostage» dans Microsoft Word. Le publipostage vous permet d'utiliser une feuille de calcul d'informations de contact pour attribuer automatiquement une adresse, un nom ou une autre information à chaque copie d'un document. Ceci est utile lors de la personnalisation des newsletters ou des déclarations, car vous n'avez pas à écrire à la main le nom ou l'adresse de chaque personne en haut de chaque document.
Partie 1 sur 3: créer une feuille de contact
- 1Ouvrez Microsoft Excel. L'icône de l'application Microsoft Excel ressemble à un «X» blanc sur un fond vert foncé. La page Excel "Nouveau" s'ouvrira.
- Si vous avez déjà une feuille de contact dans Excel, passez plutôt à l'importation des contacts Excel.
- 2Cliquez sur Classeur vide. C'est dans le coin supérieur gauche de la page "Nouveau". Cela ouvrira un nouveau document Excel vierge.
- 3Ajoutez vos en-têtes de contact. En commençant par la cellule A1 et en partant de là, saisissez les en-têtes suivants:
- Prénom - Les prénoms de vos contacts apparaîtront dans cette colonne (cellule A1).
- LastName - Les noms de famille de vos contacts apparaîtront dans cette colonne (cellule B1).
- Tél - Les numéros de téléphone de vos contacts apparaîtront dans cette colonne (cellule C1).
- StreetAddress - Les adresses postales de vos contacts apparaîtront dans cette colonne (cellule D1).
- Ville - Les villes de résidence de vos contacts apparaîtront dans cette colonne (cellule E1).
- État - Les états de résidence de vos contacts apparaîtront dans cette colonne (cellule F1).
- ZIP - Les codes postaux de vos contacts iront dans cette colonne (cellule G1).
- E - mail - Les adresses e-mail de vos contacts apparaîtront dans cette colonne (cellule H1).
- 4Entrez les informations de vos contacts. À partir de la colonne A, cellule 2, commencez à saisir les informations de contact de chacune des personnes pour lesquelles vous souhaitez générer un publipostage.
- Assurez-vous que ces informations sont exactes avant de continuer.
Comment puis-je effectuer un publipostage sur MS Word? - 5Enregistrez votre document. Faire cela:
- Windows - Cliquez sur Fichier, cliquez sur Enregistrer sous, double-cliquez sur Ce PC, cliquez sur un emplacement d'enregistrement sur le côté gauche de la fenêtre, saisissez le nom du document dans la zone de texte «Nom de fichier», puis cliquez sur Enregistrer.
- Mac - Cliquez sur Fichier, cliquez sur Enregistrer sous..., saisissez le nom du document dans le champ "Enregistrer sous", sélectionnez un emplacement de sauvegarde en cliquant sur la case "Où" et en cliquant sur un dossier, puis cliquez sur Enregistrer.
- Gardez à l'esprit l'emplacement de sauvegarde que vous avez sélectionné - vous devrez trouver la feuille de calcul Excel plus tard.
- 6Fermez excel. Cliquez sur le X dans le coin supérieur droit d'Excel (Windows) ou sur le cercle rouge dans le coin supérieur gauche (Mac). Vous pouvez maintenant procéder à la création du publipostage dans Microsoft Word.
Partie 2 sur 3: importer des contacts dans Word
- 1Ouvrez Microsoft Word. L'icône de l'application Word ressemble à un «W» blanc sur un fond bleu foncé. Comme avec Excel, la page "Nouveau" s'ouvrira.
- Si vous disposez d'un document Microsoft Word existant dans lequel vous souhaitez importer les contacts Excel, vous double-cliquez plutôt dessus pour l'ouvrir et ignorer l'étape suivante.
- 2Cliquez sur Document vierge. C'est une case blanche en haut à gauche de la page. Un document Microsoft Word vierge s'ouvrira.
- 3Cliquez sur l' onglet Envois. Cet onglet se trouve en haut de la fenêtre Microsoft Word. Une barre d'outils apparaîtra juste en dessous de la rangée d'onglets ici.
- 4Cliquez sur Sélectionner les destinataires. C'est dans la section "Démarrer le publipostage" de la barre d'outils Mailings. Cela ouvre un menu déroulant.
- 5Cliquez sur Utiliser une liste existante.... Vous trouverez cette option dans le menu déroulant. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira.
- Si vous souhaitez utiliser les contacts Outlook à la place, vous pouvez sélectionner l' option Choisir parmi les contacts Outlook dans le menu déroulant.
- Vous pouvez également taper une liste temporaire d'informations de contact dans Word en sélectionnant l' option Taper une nouvelle liste. Ceci est utile lorsque vous n'avez besoin de créer qu'une poignée d'informations sur les contacts.
Comment puis-je obtenir des informations de mon classeur Excel pour les fusionner dans mon document Word? - 6Sélectionnez votre feuille de contact Microsoft Excel. Sur le côté gauche de la fenêtre, cliquez sur le dossier dans lequel vous avez enregistré la feuille Excel, puis cliquez sur la feuille Excel pour la sélectionner.
- 7Cliquez sur Ouvrir. C'est dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
- 8Confirmez la décision. Cliquez sur le nom de la feuille Excel dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur OK en bas de la fenêtre. Votre feuille Excel sera sélectionnée comme emplacement à partir duquel vos contacts seront chargés.
- Assurez-vous que la case "La première ligne de données contient les en-têtes de colonne" en bas de cette fenêtre est cochée.
Partie 3 sur 3: utiliser le publipostage
- 1Allez à l'endroit où vous souhaitez insérer des informations de contact. Trouvez l'endroit où vous souhaitez insérer les informations de contact (par exemple, le haut du document) et cliquez dessus pour y placer le curseur.
- 2Cliquez sur Insérer un champ de fusion. C'est une option dans la section "Ecrire et insérer des champs" de l' onglet Envois. Un menu déroulant apparaîtra.
- Vous devrez peut-être cliquer à nouveau sur l' onglet Envois avant de le faire.
- 3Sélectionnez un type d'informations. Dans le menu déroulant, cliquez sur le nom de l'un des en-têtes de votre document Excel pour l'insérer.
- Par exemple, vous cliqueriez sur Prénom dans le menu déroulant si vous vouliez insérer une balise pour les prénoms des contacts.
- 4Ajoutez d'autres informations si nécessaire. Cela peut inclure les adresses, les noms de famille, les numéros de téléphone des contacts, etc.
Comment créer un document séparé pour chaque destinataire lors d'un publipostage dans MS Word? - 5Cliquez sur Terminer et fusionner. Il se trouve à l'extrême droite de la barre d'outils de l' onglet Mailings. Cela affiche un menu déroulant.
- 6Sélectionnez une option de fusion. Cliquez sur l'un des éléments suivants:
- Modifier des documents individuels - Ouvre le document de chaque destinataire, vous permettant de personnaliser davantage les documents.
- Imprimer des documents... - Vous permet d'imprimer une copie de votre document pour chaque personne répertoriée dans votre fiche contact.
- Envoyer des e-mails... - Vous permet d'envoyer les documents sous forme d'e-mails. Les adresses e-mail des contacts seront sélectionnées comme adresses e-mail de destination.
- 7Suivez les instructions à l'écran. En fonction de l'option que vous avez sélectionnée, vous aurez un formulaire supplémentaire à consulter (par exemple, si vous avez sélectionné E - mail, vous devrez saisir un objet puis cliquer sur OK). Cela terminera le processus de publipostage.
- Le publipostage est particulièrement utile lors de la création de factures, de relevés, de rapports ou de toute autre forme de documentation produite en masse pour laquelle vous devez inclure des noms personnels, des adresses, etc.
- Vérifiez toujours vos informations de contact avant de les importer dans Word. Ne pas le faire pourrait entraîner l'utilisation d'un mauvais nom ou l'envoi de documents aux mauvaises adresses e-mail.
Questions et réponses
- Comment envoyer un publipostage sans qu'un destinataire change de document?Accédez à votre document et cliquez sur le bouton qui dit «partager». Une fois que vous avez cliqué dessus, il devrait vous demander de «taper une adresse e-mail/un nom»; faites-le et cela devrait vous aider à l'envoyer.
- Comment puis-je obtenir des informations de mon classeur Excel pour les fusionner dans mon document Word?La copie puis le collage spécial en tant qu'image fonctionnent à merveille. Sinon vous pouvez insérer un document ou un fichier depuis l'onglet insertion ou parfois l'onglet mailings en recherchant votre fichier Excel.
- Comment éviter d'imprimer des pages blanches?Vous pouvez modifier votre impression pour imprimer certaines pages et pas d'autres. Par exemple, après avoir cliqué sur Imprimer, vous obtiendrez un aperçu de votre document. Supposons que les pages un et deux de l'impression contiennent du texte, mais que la page trois n'a rien dessus. Dans l'aperçu avant impression, il devrait y avoir une option pour imprimer uniquement les pages 1 et 2.
- Je souhaite imprimer une feuille d'étiquettes, mais "Mail Merge" place chaque étiquette sur une nouvelle page. Cela peut-il être corrigé?Vous devez cliquer sur «Mettre à jour les étiquettes» après avoir formaté votre étiquette et avant d'imprimer. Vérifiez "Aperçu" avant d'imprimer pour voir que cela a fonctionné correctement.
- Quelles sont les fonctionnalités de Microsoft Excel?Il existe des centaines de formules disponibles, ainsi qu'un outil pour copier les entrées de données, continuer les modèles de données (12,3, ou lundi, mardi, mercredi, etc.). Vous pouvez également convertir des données en graphiques ou importer et modifier des fichiers à partir d'autres programmes.
- Comment puis-je fusionner un document par publipostage de manière à pouvoir modifier les documents individuels une fois la fusion terminée?Cliquez sur «prévisualiser les résultats» et faites défiler vos documents, ou modifiez votre liste de destinataires pour ne sélectionner que ceux que vous devez modifier, puis prévisualisez les résultats pour les modifier. N'oubliez pas de re-sélectionner tous ceux dont vous avez besoin après avoir apporté vos modifications.
- Si je n'utilise pas Outlook, puis-je quand même envoyer un publipostage?Oui. Vous pouvez soit copier et coller, imprimer ou cliquer sur Terminer et fusionner, puis accéder aux paramètres concernant l'endroit où vous souhaitez envoyer vos documents et choisir votre destination. Vous pouvez également enregistrer ailleurs sur votre ordinateur et l'envoyer à partir de là.
- Comment puis-je effectuer un publipostage sur MS Word?Allez dans l'onglet Mailings et cliquez sur l'onglet "Démarrer le publipostage;" il devrait être sur le côté gauche du panneau Mailings. Sélectionnez ensuite les destinataires et créez une liste ou recherchez un fichier si vous en avez déjà créé un en choisissant "Utiliser la liste existante". Tapez votre lettre et appuyez sur "Ajouter un champ de fusion" chaque fois que vous devez utiliser quelque chose de votre liste. Apportez les modifications supplémentaires nécessaires, appuyez sur «Terminer et fusionner», puis imprimez si nécessaire.
Questions sans réponse
- Pourquoi la fusion par e-mail est-elle bloquée lors d'un publipostage dans MS Word?
- Puis-je ajouter un CC dans le publipostage dans MS Word?
- Comment créer un document séparé pour chaque destinataire lors d'un publipostage dans MS Word?
- Que dois-je faire si l'utilisation du publipostage a dupliqué ou triplé les noms et que je me suis retrouvé avec beaucoup plus d'étiquettes que j'aurais dû en avoir?
- Comment exclure des membres d'une liste de contacts dans MS Word?
Les commentaires (11)
- C'était génial de voir ce truc, j'ai vraiment aimé ça. Bon travail.
- Oui, c'est utile. J'ai rapidement compris la fusion.
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