Comment organiser les e-mails?

Sélectionnez les e-mails associés individuellement — Si vous ne pouvez pas isoler les e-mails associés dans une recherche, faites défiler votre boîte de réception et sélectionnez les e-mails associés individuellement.

Votre boîte de réception est un désordre débridé? Plein de messages non ouverts et d'articles jetables dont vous n'arrivez pas à vous séparer? Effacer une montagne d'e-mails peut sembler écrasant, voire impossible, mais ce n'est pas obligatoire. Organisez vos e-mails simplement et rapidement grâce à ces conseils utiles.

Partie 1 sur 3: organiser une bibliothèque de courrier électronique

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Préparez-vous à prendre une décision concernant chaque e-mail dans votre boîte de réception. Organiser vos e - mails signifie enfin prendre une décision concernant tous les e-mails sur lesquels vous n'avez pas voulu ou pu agir. Pour rendre ce processus simple, donnez-vous seulement deux options: fichier ou supprimer. Vous aurez besoin d'une méthode de critères pour déterminer quels e-mails vous sauvegarderez et lesquels vous finirez par supprimer. Garder à l'esprit votre objectif principal vous y aidera.
- Si votre objectif principal est d'avoir une boîte de réception vide chaque soir, vous devrez créer des dossiers de fichiers qui correspondent à vos e-mails importants et vous devrez être prêt à supprimer de nombreux e-mails.
- Pour développer vos critères, posez-vous la question suivante: avez-vous déjà pris des mesures sur l'e-mail? Y a-t-il des informations importantes dans l'e-mail que vous devez conserver pour vos dossiers? Quel est l'âge de l'e-mail? L'e-mail est-il toujours pertinent d'une manière ou d'une autre?
- En règle générale, la plupart des e-mails datant de plus de 30 jours doivent être rejetés. Les exceptions seraient les e-mails contenant des informations critiques, telles que la correspondance entre vous et un superviseur ou les reçus. La plupart des e-mails datés des 30 derniers jours peuvent être conservés car vous devrez peut-être encore agir sur ces nouveaux e-mails; ou ils peuvent contenir des informations pertinentes que vous devez conserver.
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Créez des dossiers pour organiser le contenu de votre boîte de réception. Le processus de création d'une bibliothèque de dossiers sera unique à votre fournisseur de messagerie. Cependant, il existe un moyen général de créer des dossiers qui peuvent facilement être appliqués à n'importe quel fournisseur de messagerie, tel que Gmail, Hotmail, Yahoo! Courrier, Outlook et iCloud.
- Une fois connecté à votre compte de messagerie, recherchez en haut de votre boîte de réception ou dans le panneau de gauche une option permettant d'ajouter un nouveau dossier. Vous devrez peut-être cliquer sur un onglet "Dossiers" pour ouvrir un menu déroulant ou faire défiler le panneau de gauche pour trouver cette option. Une fois que vous avez trouvé et cliqué sur l'option pour ajouter un nouveau dossier, une nouvelle fenêtre apparaîtra vous permettant de saisir le nom de votre nouveau dossier. Lorsque vous avez nommé votre dossier, appuyez sur "Entrée" ou cliquez sur "Créer" ou "Ajouter" pour finaliser votre nouveau dossier.
- Si vous avez des années d'e-mails, créez d'abord des dossiers de balayage pour démarrer et simplifier vos efforts d'organisation. Les dossiers de balayage vous permettent de «balayer» de gros lots d'e-mails à la fois. Il est plus logique de le faire en catégorisant vos e-mails par heure. Créez de nouveaux dossiers et étiquetez-les par année, trimestre ou mois, selon ce qui vous convient le mieux. Vous n'avez pas besoin d'un dossier pour la période actuelle car votre boîte de réception agira comme ce dossier.
- Pour les e-mails que vous recevez actuellement et que vous souhaitez enregistrer, créez des dossiers pour les organiser en catégories distinctes. Si vous organisez votre messagerie personnelle, vos catégories générales peuvent être: Factures mensuelles, École ou garderie pour enfants, Offres et Important. Si vous organisez des e-mails professionnels, certains dossiers suggérés sont: Réunions, Comptes, Factures, Service client et Important. Si vos e-mails sont difficiles à affiner, étiquetez simplement quelques fichiers: très important, important et pas très important.
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Créez des sous-dossiers, si nécessaire. Vous pouvez créer des dossiers dans des dossiers. Cela peut être nécessaire si vous recevez des tonnes d'e-mails qui ne peuvent pas être correctement organisés en catégories de base. Par exemple, si votre courrier électronique personnel contient un dossier intitulé Reçus, vous aurez peut-être besoin d'un sous-dossier pour séparer les dépenses liées à l'école, les dépenses du ménage et les reçus de divertissement. Le processus de création d'un sous-dossier ne devrait pas être très différent de la création d'un dossier. Répétez le processus d'ajout d'un nouveau dossier, mais recherchez une option pour placer le dossier dans un dossier déjà existant.
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Assurez-vous de savoir comment accéder à vos nouveaux dossiers. Une fois que vos nouveaux dossiers ont été créés, ils devraient apparaître dans le panneau "Dossiers" situé sur le côté gauche de votre boîte de réception ou sous l'onglet "Dossiers" en haut de votre boîte de réception. Localisez leur emplacement, de sorte qu'une fois que vous aurez tagué ou classé vos e-mails, vous saurez où les trouver. Vous pouvez naviguer entre votre boîte de réception et vos dossiers en cliquant sur «Boîte de réception» pour afficher les éléments de votre boîte de réception, puis en cliquant sur un nom de dossier pour accéder à ce dossier particulier.

Si vous acceptez d'avoir des e-mails laissés dans votre boîte de réception, laissez les e-mails reposer.
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Faites un balayage de votre boîte de réception. Avant de commencer le processus de nettoyage de votre boîte de réception, balayez une grande partie de vos "anciens" e-mails pour concentrer vos efforts organisationnels sur vos e-mails actuels.
- Pour isoler les e-mails par date, vous devrez effectuer une recherche avancée dans votre boîte de réception. Recherchez une flèche vers le bas près du bord droit de la barre de recherche et cliquez dessus.
- Si votre programme de messagerie est Outlook, vous devrez probablement placer votre curseur dans la zone en cliquant sur la zone de recherche. Recherchez maintenant un lien qui spécifie «recherche avancée» ou «options de recherche». Cliquez dessus pour sélectionner vos options de recherche.
- Recherchez l'option de recherche par date et remplissez la plage de dates que vous préférez. Vous pouvez choisir d'isoler les e-mails dans une certaine plage de dates, avant ou après une certaine date, ou les e-mails envoyés un jour particulier.
- Les e-mails laissés dans votre boîte de réception seront aujourd'hui l'objectif principal des efforts de votre organisation. Vous finirez par vous attaquer aux anciens e-mails en suivant les mêmes méthodes détaillées ici, mais pour en faire un processus simple et rapide, nous nous concentrerons sur les e-mails actuels. Certains e-mails plus anciens peuvent être supprimés ou déplacés vers un dossier s'ils apparaissent dans les résultats de la recherche pendant le processus de suppression.

Partie 2 sur 3: vider votre boîte de réception

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Désabonnez-vous des notifications de réseaux sociaux, des newsletters et des e-mails promotionnels que vous ne souhaitez plus voir. Cela empêchera de nombreux e-mails que vous supprimerez bientôt de revenir. Les notifications et/ou de sites comme Facebook, Twitter et Google+ sont des candidats pour cela, ainsi que les promotions des magasins que vous ne visitez plus.
- Pour vous désinscrire d'un e-mail, ouvrez l'e-mail en cliquant dessus. Faites défiler vers le bas et recherchez une rangée de liens de couleur grise et soulignés.
- Cliquez sur le lien "Se désinscrire". Le lien ouvrira une nouvelle page, qui vous informera que votre demande a été acceptée ou vous demandera de prendre des mesures supplémentaires pour confirmer votre intention de vous désinscrire.
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Videz votre dossier spam. Les spams sont essentiellement des courriers indésirables, des messages non sollicités que des personnes envoient pour vous contraindre à leur fournir vos informations personnelles ou à vous inciter à cliquer sur un lien susceptible de télécharger des logiciels malveillants sur votre ordinateur. Si certains de ces messages arrivent dans votre boîte de réception, il est important de les éliminer.
- Si vous trouvez dans votre boîte de réception un e-mail que vous pensez être clairement du spam, cliquez sur « Signaler un spam» en haut de la page au lieu d'essayer de vous désinscrire. Cela déplacera automatiquement l'e-mail dans votre dossier spam. Effectuez une recherche rapide en saisissant l'adresse e-mail de l'expéditeur pour voir si d'autres messages de spam sont arrivés dans votre boîte de réception et doivent être signalés.
- Les e-mails identifiés ou signalés comme spam sont placés dans un dossier séparé intitulé Spam ou Junk. Pour effacer l'intégralité de votre dossier de courrier indésirable, sélectionnez tous les messages, soit en cochant la case au-dessus du premier e-mail, soit en cliquant sur un lien indiquant «Tout vérifier», puis cliquez sur «Supprimer». Selon votre fournisseur de messagerie, vous pouvez également voir un lien indiquant «Supprimer tous les messages».
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Supprimez les e-mails dont vous n'avez plus besoin. Généralement, tout ce qui dépasse 30 jours avec lequel vous n'avez rien fait et/ou n'a pas d'informations importantes dont vous avez besoin peut être supprimé. Cela peut prendre un peu de temps car vous devrez parcourir lentement votre boîte de réception et vous débarrasser individuellement des e-mails qui répondent à ces critères. Cependant, vous pouvez le faire rapidement et simplement en supprimant plusieurs e-mails liés à la fois.
- Vous pouvez isoler plusieurs emails à la fois en tapant le nom de l'expéditeur dans la barre de recherche. Recherchez un bouton déroulant près du bord droit de la barre de recherche et cliquez dessus. Si votre programme de messagerie est Outlook, vous devrez probablement placer votre curseur dans la zone, comme si vous alliez taper quelque chose, en cliquant sur la zone de recherche.
- Cliquez sur le lien pour les options de "recherche avancée" pour spécifier votre méthode de recherche. Sélectionnez l'option de recherche par expéditeur uniquement. Pour de meilleurs résultats, copiez et collez l'adresse e-mail de l'expéditeur. Cela isolera les e-mails qui correspondent exactement.
- Selon le programme de messagerie que vous utilisez, cliquez sur l'option pour tout sélectionner, puis cliquez sur «supprimer».
- Cette méthode d'isolement fonctionnera bien pour supprimer les e-mails des expéditeurs dont vous vous êtes désabonné.
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Classez les messages que vous souhaitez conserver. Les e-mails que vous voudrez peut-être conserver, notamment les messages non lus sur lesquels vous n'avez pas encore pris de mesures, les e-mails promotionnels que vous aimez recevoir, les enregistrements d'achats récents ou la correspondance sur un sujet important. Savoir où chaque message doit aller ne devrait pas être difficile puisque vous avez déjà créé vos nouveaux dossiers.
- Le processus de déplacement d'un message de votre boîte de réception vers un dossier n'est pas le même pour tous les fournisseurs de messagerie, mais ce même processus de base peut s'appliquer à la plupart.
- Sélectionnez le message que vous souhaitez déplacer en cliquant sur la case à côté ou en cliquant directement sur le message.
- Ensuite, regardez le long du panneau sur le côté gauche de votre boîte de réception ou le long du ruban en haut de votre boîte de réception; vous devriez voir un onglet pour "Dossiers" ou un onglet qui dit "Déplacer vers". Cliquez dessus, puis sélectionnez dans la liste déroulante le nom du dossier auquel vous souhaitez envoyer le message.
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Déplacez plusieurs e-mails à la fois dans un nouveau dossier. Déplacer les e-mails vers de nouveaux dossiers un par un peut être une tâche intimidante. Vous pouvez simplifier le processus en isolant plusieurs e-mails associés à envoyer à un dossier à la fois.
- Si vous avez reçu plusieurs e-mails du même expéditeur, vous pouvez saisir le nom de l'expéditeur dans la zone de recherche pour afficher uniquement ces e-mails particuliers. Si vous souhaitez déplacer tous vos reçus par courrier électronique dans un dossier particulier, effectuez une recherche générale du mot «reçu» pour afficher tous les messages contenant ce terme. Ou si vous souhaitez enregistrer les e-mails promotionnels de votre magasin préféré, saisissez le nom du magasin dans la zone de recherche, puis cliquez sur rechercher.
- Une fois que les messages associés sont séparés du reste de votre boîte de réception, vous pouvez cliquer sur la case à cocher ou sur le lien "Sélectionner tout", cliquez sur l'onglet "Déplacer vers", puis cliquez sur le nom du dossier dans lequel vous souhaitez recevoir les messages. occuper.
- Si vous ne pouvez pas isoler les e-mails associés dans une recherche, faites défiler votre boîte de réception et sélectionnez les e-mails associés individuellement. Cliquez sur la case à cocher de chaque message pour le sélectionner. S'il n'y a pas de case à cocher à côté du message, cliquez sur le premier message que vous souhaitez sélectionner afin de le mettre en surbrillance. Pour sélectionner des messages supplémentaires, cliquez dessus tout en maintenant enfoncé le bouton Contrôle (si vous êtes sur un ordinateur Windows) ou le bouton Commande (si vous êtes sur un Mac).
Organiser vos e-mails signifie enfin prendre une décision concernant tous les e-mails sur lesquels vous n'avez pas voulu ou pu agir.
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Agissez sur les e-mails restants. Si vous avez classé des e-mails que vous avez déjà traités mais que vous deviez conserver, et supprimé des e - mails qui n'étaient plus importants, vous devriez vous retrouver avec des e-mails datant de moins de 30 jours et méritant toujours une réponse ou une action de votre part. Si votre objectif pour organiser votre boîte de réception est d'avoir une boîte de réception vide, allez-y et répondez ou agissez sur ces e-mails, puis classez-les ou supprimez-les. Si vous acceptez de laisser des e- mails dans votre boîte de réception, laissez les e - mails reposer. Mais assurez-vous de leur répondre dans les meilleurs délais, ce qui devrait être dans les 30 jours suivant leur réception.
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Regroupez les adresses e-mail distinctes. Si vous avez du mal à suivre vos messages à partir de plusieurs adresses e-mail, la fusion de ces adresses e-mail pourrait être la meilleure option pour vous. Vous n'aurez pas à mettre à jour les comptes avec la nouvelle adresse ou à informer vos amis, votre famille ou vos clients du changement. Même si vous ne vous connecterez plus à l'ancienne adresse e-mail, elle sera toujours active et vos messages seront simplement acheminés vers l'adresse que vous préférez utiliser.
- La plupart des fournisseurs de messagerie vous permettent d'ajouter jusqu'à cinq comptes de messagerie distincts. Si vous en avez plus de cinq, vous pouvez faire transférer les e-mails de votre ancienne adresse e-mail à l'adresse préférée.
- Ce processus de base de consolidation d'adresses e-mail distinctes peut être appliqué à la plupart des fournisseurs de messagerie. Cliquez sur "Paramètres", cliquez sur "Comptes", puis cliquez sur "Ajouter un compte". Tapez l'adresse e-mail que vous souhaitez consolider sur votre compte, puis cliquez sur "Suivant".
- Votre fournisseur de messagerie traitera vos informations, puis remplira automatiquement les informations restantes dont il a besoin. Tapez votre mot de passe, puis cliquez sur "Suivant" ou "Ajouter" pour connecter votre adresse e-mail.
- Si c'est réussi, vous avez terminé. Sinon, il vous sera peut-être demandé de réessayer en suivant les instructions à l'écran, ou vous devrez peut-être essayer de connecter manuellement votre adresse e-mail.
- Malheureusement, la messagerie iCloud ne vous permet pas de consolider les adresses e-mail de tiers.

Partie 3 sur 3: garder les e-mails propres à l'avenir

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Utilisez des filtres ou des règles pour gérer les futurs messages entrants. Garder votre boîte de réception en ordre peut facilement devenir un processus fastidieux si votre boîte de réception se remplit rapidement. La création de filtres pour les messages entrants automatisera les efforts d'organisation, vous aidera à maintenir une boîte de réception organisée et vous libérera du temps pour des tâches plus importantes. Le processus de configuration des filtres ou des règles diffère selon le fournisseur de messagerie que vous utilisez.
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Créer des filtres dans gmail. Pour créer un filtre dans Gmail, cliquez sur la flèche vers le bas dans la zone de recherche. Une fenêtre plus petite apparaîtra, vous permettant d'entrer les critères de recherche spécifiques pour l'e-mail que vous souhaitez filtrer.
- Supposons que vous souhaitiez filtrer les notifications de Netflix, tapez "Netflix" ou copiez et collez l'adresse e-mail de Netflix dans la case correspondante. Sélectionnez ensuite la ou les actions que vous souhaitez que le filtre effectue. Voulez-vous que Gmail archive et étiquette automatiquement vos messages de Netflix? Si c'est le cas, sélectionnez "Ignorer la boîte de réception (archiver)" et "Appliquer le libellé. Cliquez ensuite sur le bouton "Créer un filtre".
- Vous pouvez également filtrer des e-mails particuliers en accédant directement à l'e-mail. En continuant avec les e-mails Netflix à titre d'exemple, sélectionnez un ancien e-mail Netflix, cliquez sur "Plus", puis sur "Filtrer les messages comme ceux-ci". La fenêtre des critères de filtrage s'ouvrira à nouveau, vous permettant de renseigner les informations appropriées.
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Créer des règles dans Outlook. Dans Outlook, les filtres sont identifiés comme des règles. Vous pouvez créer des règles pour envoyer automatiquement les e-mails entrants vers un dossier particulier ou pour effectuer une action, comme supprimer certains messages.
- Pour créer une nouvelle règle, ouvrez le programme Microsoft Outlook, cliquez sur l'onglet "Fichier", puis cliquez sur "Gérer les règles et alertes". Une fenêtre Assistant de règles apparaîtra pour vous guider dans la création de votre nouvelle règle.
- Sélectionnez les conditions que vous souhaitez que l'e-mail remplisse pour que la règle s'applique, ou les actions que vous souhaitez qu'Outlook entreprenne vis-à-vis de l'e-mail, puis cliquez sur "Créer une règle" lorsque vous avez terminé.
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Créez des filtres dans Yahoo Mail. Pour créer un filtre dans Yahoo Mail, sélectionnez "Options" dans la barre d'outils ci-dessus, puis cliquez sur "Options de messagerie". Dans la catégorie "Filtres", cliquez sur le bouton "Ajouter" pour créer un nouveau filtre.
- Vous pouvez étiqueter le filtre en tapant ce que vous préférez dans la case «Nom du filtre», puis saisissez l'adresse e-mail de l'expéditeur souhaité sous «Expéditeur: Contient». Ne cochez pas la case "Case de correspondance de l'expéditeur", ce qui obligerait Yahoo Mail à appliquer généralement le filtre.
- Vous pouvez sélectionner (ou créer, si nécessaire) le dossier vers lequel vous souhaitez que le message soit automatiquement envoyé en sélectionnant «Ensuite, remettre l'e-mail dans le dossier suivant». Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer".
Si votre boîte de réception est remplie de centaines, voire de milliers d'e-mails, effectuez un balayage rapide, puis concentrez-vous uniquement sur les e-mails actuels pour le moment.
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Créez des règles dans iCloud. La messagerie iCloud utilise également des règles au lieu de filtres pour gérer les e-mails.
- Pour créer une nouvelle règle, sélectionnez "Courrier", puis "Préférences", puis "Règles". Cliquez sur "Ajouter une règle, puis créez un nom pour la règle. Sélectionnez si une ou toutes les conditions doivent être remplies pour que la règle soit appliquée au message. Choisissez les conditions que vous souhaitez que la règle ait, puis spécifiez les actions que vous voulez qu'iCloud prenne en charge les messages qui remplissent ces conditions.
- Ajoutez des actions supplémentaires en cliquant sur "Ajouter" ou sur le signe plus (+). Pour appliquer des règles aux messages, sélectionnez le message, cliquez sur «Message», puis sur «Appliquer les règles».
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Créez des règles que vous pouvez suivre pour garder vos e-mails en ordre. Vous avez peut-être déjà configuré des systèmes pour acheminer les e-mails pour archiver, classer ou supprimer certains e-mails, mais vous devez toujours prendre des mesures sur les messages archivés ou classés ou les messages qui peuvent ne pas correspondre aux filtres ou aux règles que vous avez créés.
- Déterminez de maintenir votre objectif principal. Si votre objectif était d'avoir une boîte de réception vide ou au moins de voir le bas de votre boîte de réception, essayez de l'atteindre chaque semaine.
- Choisissez un jour chaque semaine pour parcourir votre boîte de réception et la nettoyer.
- Agissez immédiatement. Si un e-mail est urgent ou urgent, il va sans dire qu'il mérite votre réponse et votre attention rapidement. Prenez l'habitude de traiter les e-mails non urgents de la même manière. Répondez immédiatement ou prenez des mesures, ou prévoyez d'ici un ou deux jours.
- Débarrassez-vous rapidement des e-mails qui ne nécessitent aucune action. Fixez une heure chaque jour pour faire un aperçu de vos nouveaux messages. Supprimez ceux qui ne sont pas importants ou qui ne nécessitent pas de réponse.
- Choisissez un jour par semaine pour classer les e-mails qui doivent être conservés. Cela dépend du nombre d'e-mails que vous recevez quotidiennement. Si les choses peuvent devenir incontrôlables en quelques jours, vous voudrez peut-être prendre l'habitude à la fin de chaque journée de classer les e-mails.
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Téléchargez des applications qui peuvent vous aider. Il existe plusieurs applications de messagerie et outils en ligne disponibles pour vous aider à maintenir une boîte de réception organisée. Si vous pensez avoir besoin d'une aide plus automatisée, effectuez une recherche en ligne pour une application ou un outil compatible avec votre fournisseur de messagerie et/ou votre smartphone.

Conseils

Si votre boîte de réception est remplie de centaines, voire de milliers d'e-mails, effectuez un balayage rapide, puis concentrez-vous uniquement sur les e-mails actuels pour le moment.
Vous ne verrez pas d'onglet "Fichier" si vous consultez votre courrier Outlook via Internet. Vous devrez cliquer sur l'icône d'engrenage pour les paramètres, puis cliquer sur "Gérer les règles" dans le menu déroulant. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur "Nouvelle règle", ce qui ouvrira une fenêtre plus petite au milieu de l'écran. Sélectionnez les conditions et/ou les actions que vous souhaitez qu'Outlook prenne. Vous pouvez sélectionner plus d'une condition ou action en cliquant sur le signe "plus" (+) sous la sélection la plus récente que vous avez effectuée. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Créer une règle".
Lorsque vous créez un nouveau dossier ou appliquez des règles à votre boîte de réception dans Gmail ou iCloud, assurez-vous qu'aucun dossier ou message n'est sélectionné. Gmail ou iCloud supposeront que vous souhaitez apporter des modifications au dossier ou au message sélectionné.

Vous pouvez choisir d'isoler les e-mails dans une certaine plage de dates, avant ou après une certaine date, ou les e-mails envoyés un jour particulier.
Pour consolider les adresses e-mail dans Gmail, les adresses e-mail tierces doivent avoir accès à POP (Post Office Protocol), c'est ainsi que Gmail récupérera les messages. Si vos autres adresses e-mail n'offrent pas d'accès POP ou si vous souhaitez regrouper plus de cinq adresses e-mail, transférez simplement automatiquement les messages vers votre compte Gmail. Cela devra être défini à partir de chaque adresse e-mail tierce. Les instructions sur la façon de procéder varieront selon le fournisseur de messagerie, mais vous devriez pouvoir accéder à l'option sous les options «Paramètres» ou «Gérer votre compte».
Si vous rencontrez des difficultés pour consolider les e-mails dans Outlook parce que l'adresse e-mail tierce ne se connecte pas après plusieurs tentatives, vous ne pourrez peut-être pas consolider cette adresse e-mail particulière dans Outlook, ou vous devrez contacter votre administrateur de messagerie ou votre fournisseur de services Internet. pour aider.

Mises en garde

La consolidation de vos e-mails peut être difficile si vous n'êtes pas au fait de la technologie. Vous devrez savoir si votre autre compte de messagerie utilise les paramètres POP ou IMAP. Et vous devrez peut-être également contourner les tentatives de connexion infructueuses. Si votre fournisseur de messagerie a la possibilité de vous «guider» tout au long du processus, consultez l'aide.

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