Comment rédiger un rapport d'événement?

Peut-être avez-vous besoin de rédiger un rapport d'événement ou un essai pour déterminer si un événement a réussi en comparant ses résultats à ses objectifs. C'est un moyen important pour les personnes ou les entreprises qui ont organisé des événements de déterminer s'ils doivent apporter des changements. Il existe des moyens de garantir la réussite de votre rapport d'événement. Cela compte si vous envisagez d'organiser un autre événement!

Partie 1 sur 3: organiser votre rapport d'événement

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Déterminez le style et le format de la présentation pour chaque public. Les rapports d'événements peuvent être reliés, agrafés, envoyés par courrier électronique, des présentations PowerPoint, etc.
- Assurez-vous que le rapport d'événement est organisé en sections claires. Vous voulez déterminer comment les résultats de l'événement se comparent aux objectifs de celui-ci. Résumez les principaux résultats de l'événement.
- Adaptez le rapport de l'événement aux besoins et aux intérêts de chaque sponsor et public. Tenir compte des objectifs des commanditaires. Dans une certaine mesure, les sponsors sont le public clé pour un rapport d'événement. Ils veulent savoir si cela valait la peine de parrainer l'événement. Considérez donc ce qu'ils voudront savoir et quels sont leurs boutons chauds.
- Adaptez le rapport d'événement pour répondre également aux besoins spécifiques de l'unicité de l'événement et des sponsors. N'écrivez pas un rapport couleur par numéros. Les autres publics visés par le rapport de l'événement comprennent les cadres supérieurs et les directeurs financiers.
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Créez un processus pour suivre les informations dont vous aurez besoin tout au long de l'événement. Vous ne voulez pas vous fier à votre mémoire.
- Le suivi des informations clés avant, pendant et après l'événement permettra un rapport plus spécifique et, en fin de compte, plus efficace. Cela vous permettra également de tout compiler plus rapidement.
- Considérez que la collecte de données est continue, en utilisant plusieurs personnes si nécessaire (y compris d'éventuels stagiaires) pour collecter les données. En fin de compte, vous ne devez pas attendre la fin de l'événement pour créer le rapport.
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Réduisez-le aux points clés. Un problème avec certains rapports d'événements est qu'ils ne font guère plus que régurgiter l'ordre du jour ou se concentrer sur des déclarations réconfortantes et stimulantes. Ne fais pas ça. Au lieu de cela, mettez en évidence les points clés avec un œil clair et analytique.
- Choisissez quelques-uns des faits saillants de l'événement pour en discuter en détail. Considérez les trois choses qui ont le mieux fonctionné et les trois points les plus surprenants.
- Évitez d'emballer l'article avec des détails banals, tels que le menu du déjeuner ou un résumé détaillé de l'intégralité de la présentation de l'orateur principal. Vous voulez retirer les choses qui comptent.

Comment puis-je rédiger un rapport d'événement de catastrophe?

Partie 2 sur 3: insérer le bon contenu dans votre rapport

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Rédigez un résumé exécutif. Le rapport d'événement doit inclure un résumé analytique qui est une version concise du rapport complet plus détaillé. Considérez le résumé comme une introduction.
- Vous pouvez créer deux rapports: un résumé conçu pour les personnes qui s'intéressent aux résultats de l'événement et un rapport plus détaillé et plus complet pour les personnes réellement impliquées dans la mise en place ou le parrainage de l'événement.
- Dans le résumé, vous souhaitez résumer et vous concentrer sur les objets et les résultats clés. Le résumé analytique doit être bref - juste une ou deux pages. Il doit résumer les éléments clés fournis par l'événement et doit inclure une brève interprétation des données.
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Incluez des visuels dans votre rapport d'événement. Il est souvent plus efficace de proposer un graphique illustrant les tendances statistiques, au lieu de simplement présenter aux lecteurs un tas de chiffres.
- Si l'événement comprenait un nouveau produit, vous pourriez en présenter une photo. Des photos de l'événement réel pourraient aider à illustrer le rapport de l'événement. Essayez d'obtenir des photos de l'exposition des sponsors sur le site pour le documenter pour le rapport. Encore une fois, c'est une tâche qui ne peut pas attendre après l'événement.
- Il est bon d'inclure des échantillons, des reproductions et d'autres exemples sur place. Indiquez le nombre de personnes qui ont reçu des coupons de sponsors, etc. Documentez l'exposition sur site et hors site générée par l'événement, dans les médias, auprès du public, pour les sponsors.
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Documenter toutes les publicités et l'exposition médiatique. Vous voulez évaluer les médias qui ont été générés par rapport aux objectifs énoncés.
- Concentrez-vous sur les publicités imprimées et les articles dans lesquels les noms et les publicités des sponsors sont apparus, en plus de recueillir les chiffres de diffusion et les taux de publicité.
- Documentez la publicité télévisée, les annonces d'intérêt public, les cotes d'écoute et les valeurs de la grille tarifaire, et la couverture médiatique
- N'oubliez pas de documenter la radio, les annonces du tableau des tarifs, les valeurs des annonces et des promotions, les rapports d'audit, etc.
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Inclure un énoncé des objectifs de l'événement. Il est très important de lier les objectifs de l'événement à ses résultats, alors assurez-vous d'inclure un rappel de la mission initiale de l'événement et des objectifs fixés.
- Vous pourriez inclure une liste de votre programme d'événement. Vous devriez également discuter de qui étaient les principaux participants à l'événement à un moment donné. Gardez ces sections brèves, cependant.
- Assurez-vous de passer le plus de temps à énumérer et à discuter des résultats clés spécifiques de l'événement et à les faire correspondre aux résultats qui ont été répertoriés. Soyez réaliste et n'essayez pas d'édulcorer des choses qui n'ont pas fonctionné.
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Inclure des informations financières dans le rapport d'événement. Il est important de fournir une discussion détaillée du budget de l'événement et de ce qui a été réellement dépensé (ou potentiellement apporté). Assurez-vous d'inclure une comparaison des dépenses budgétées par rapport aux dépenses réelles, ainsi que de mettre en évidence les éléments qui ont bien fonctionné et les domaines nécessitant des améliorations.
- Vous devez détailler tous les coûts, y compris les activités marketing et promotionnelles, les dépenses de personnel et les coûts de parrainage. C'est une bonne idée d'inclure un budget détaillé. Les gestionnaires financiers et les cadres supérieurs voudront voir des preuves qui étayent les conclusions.
- Incluez une comptabilité des revenus, tels que les frais, les parrainages et les expositions. Mais assurez-vous de comparer les revenus aux projections de revenus. Comparé à quoi? C'est une bonne question à poser.
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Incluez des statistiques qui seront pertinentes pour les lecteurs. Vous ne voulez pas d'un rapport contenant uniquement des informations de bien-être. Le nombre de personnes qui ont participé est une statistique que vous devriez inclure. C'est une bonne idée de fournir des données qui ont un aspect mesurable.
- D'autres statistiques et données pertinentes peuvent inclure le nombre de prospects générés et le nombre de visiteurs sur un stand spécifique. Fournir des données donne plus de crédibilité au rapport d'événement. Fournir des informations sur les participants/participants. Incluez les données démographiques, les chiffres de fréquentation et les résultats de la recherche d'audience (comme les habitudes d'achat).
- Rapport sur le nombre de personnes qui répondent aux campagnes des sponsors, ainsi que les dons aux organisations caritatives. Documenter l'impact économique et la participation des employés.
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Avoir un élément qualitatif qui contextualise les données. Votre rapport doit inclure des statistiques, mais vous avez également besoin de citations humaines pour fournir des commentaires contextuels.
- Recueillez des citations et des commentaires des participants et des membres de l'équipe de l'événement afin que l'évaluation des succès et des échecs de l'événement ne vienne pas uniquement de l'auteur du rapport d'événement. Il sera perçu comme plus crédible.
- Envisagez également d'inclure des recherches par des tiers. Placer une valeur sur l'exposition médiatique est un exemple de quelque chose qu'un tiers pourrait rechercher.
- Évaluez l'espace et les configurations. Vous devriez passer un peu de temps à évaluer l'efficacité de l'emplacement et des installations du point de vue des autres. Discutez de la façon dont l'espace a été utilisé par la conférence, l'événement, etc.

Comment rédiger un rapport sur un événement de carrière?

Partie 3 sur 3: finaliser votre rapport d'événement

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Soyez opportun avec le rapport. Essayez de rédiger et de publier le rapport assez rapidement après l'événement. Assurez-vous de le programmer sur votre calendrier pour vous assurer que cela se produit. Certaines personnes suggèrent de publier un rapport d'événement dans les 30 jours, mais d'autres disent que vous devriez le faire dans quelques jours.
- Quelle que soit la date limite, assurez-vous de la respecter. Peut-être rédigez-vous le rapport d'événement pour une agence qui a été commandée par un client spécifique. Faites attention à toutes les demandes.
- L'essentiel est que votre public s'attend à un rapport à la fois complet et opportun. Alors prenez le temps d'être minutieux et de bien faire les choses, mais n'attendez pas si longtemps qu'il semble daté.
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Relisez votre rapport d'événement. Assurez-vous que votre rapport d'événement contient une grammaire appropriée et évitez les fautes d'orthographe, de ponctuation et d'autres erreurs de vérification.
- Assurez-vous que vos réponses contiennent de la profondeur. Une bonne règle de base est la technique d'écriture «montrez, ne dites pas». Cela signifie que c'est une bonne idée de fournir des exemples spécifiques pour étayer les points plus généraux qui sont faits dans le rapport.
- N'oubliez pas votre public et assurez-vous que votre écriture semble formelle et professionnelle. Un rapport d'événement n'est pas un document occasionnel; c'est un document essentiel pour déterminer si l'événement en valait la peine, il doit donc faire autorité.

Peut-être avez-vous besoin de rédiger un rapport d'événement ou un essai pour déterminer si un événement a réussi en comparant ses résultats à ses objectifs.

Conseils

Prenez plus de photos que vous ne pensez en avoir besoin. Vous apprécierez les options plus tard.
Lorsque vous obtenez un devis des dirigeants et des planificateurs, ne vous adressez pas à eux en premier. Ce sont eux qui resteront après longtemps, alors assurez-vous de demander d'abord aux gens de la foule; ils seront les premiers à disparaître par la suite. De plus, ne dérangez pas un orateur ou un leader s'il est occupé à autre chose; ils seront là plus tard pour des questions.
Lorsque vous obtenez des citations, soyez conversationnel et continuez à poser des questions naturellement jusqu'à ce que la personne parle de ce qu'elle pensait.
Obtenez plus de devis que vous ne pensez en avoir besoin. Vous serez heureux des options plus tard.
De bonnes images peuvent montrer l'action de l'événement ou la réaction des gens à l'événement.
Essayez d'obtenir des images de l'ensemble, y compris la foule et l'orateur dans une image afin de communiquer sa taille au lecteur.

Choses dont vous aurez besoin

Un appareil photo numérique
Un bloc-notes

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