Comment classer efficacement les catalogues des fournisseurs potentiels?

Éliminez tous les catalogues dont vous n'avez pas besoin.

• Jetez les anciennes copies de tous les doublons.
• Jetez tout ce qui n'est pas pertinent pour votre entreprise. Si vous savez que votre entreprise achète ses appareils électroniques et ses ordinateurs complets, vous n'aurez peut-être jamais besoin de commander une seule résistance. Si vous n'avez pas de plancher d'usine à entretenir, vous n'avez pas besoin d'un scellant pour plancher.
• Jetez toute documentation commerciale qui a plus d'éclat que de contenu. Vous ne pouvez rien commander dans cette brochure sur papier glacé qui dit à quel point ils sont une excellente entreprise, alors ne la gardez pas.

Travailler avec le service des achats et toute personne qui spécifie le matériel à acheter (ingénierie, gestion, etc.) pour établir une liste de fournisseurs approuvés. Ce sont des entreprises ou des fournisseurs qui sont au cœur de votre entreprise. Si vous disposez déjà d'une base de données d'achat ou même d'une pile d'anciennes demandes d'achat, revoyez-la. Les fournisseurs que votre entreprise utilise rarement ou jamais et les fournisseurs qui ont causé des difficultés (livraison tardive, frais excessifs) ne devraient figurer sur la liste que s'ils fournissent quelque chose dont vous avez besoin mais ne peuvent pas aller ailleurs.

• Lorsque vous commandez à nouveau auprès de chaque fournisseur, assurez-vous d'ajouter des coordonnées à votre base de données.
• Utilisez votre liste de fournisseurs approuvés pour éliminer davantage la collection. Si vous pensez avoir besoin de conserver un catalogue, demandez si l'entreprise qui l'a envoyé fait partie de la liste.

Datez les catalogues que vous prévoyez de conserver et notez-les (peut-être à l'intérieur de la page de couverture) si vous les utilisez.

Nettoyez périodiquement la collection, en supprimant tout ce qui n'a pas été utilisé depuis longtemps et tout ce qui est tellement obsolète qu'il est incorrect.

Réservez un espace pour le reste. Implantez une bibliothèque ou un classeur.

Consolider. Il peut être utile pour chaque personne d'avoir une copie des catalogues qui sont utilisés très fréquemment. Pour tout le reste, tout le département pourrait -il partager une étagère de style bibliothèque?

• Les catalogues peuvent devenir lourds, alors assurez-vous de choisir une étagère solide.

Choisissez un schéma de classement et optez pour la simplicité. Par ordre alphabétique du fabricant ou du fournisseur, ce n'est probablement pas un mauvais choix, car il n'y a qu'une seule façon de les organiser. Pour une plus grande collection, vous souhaiterez peut-être diviser les catalogues en grandes catégories (par exemple les fournitures de bureau par rapport aux pièces de vos produits). Étiquetez les étagères avec ces catégories, afin que vous et vos collègues n'ayez pas à deviner où les remettre.

Ranger la bibliothèque de temps en temps, surtout si plusieurs personnes l'utilisent.