Comment gérer les e-mails à l'aide des règles Microsoft Outlook?
À partir de la messagerie Outlook, des actions, des règles et des alertes, créez de nouvelles règles pour chaque groupe ou personne dont vous recevez régulièrement des e-mails et dirigez ces e-mails vers un dossier spécifique sous le dossier de la boîte de réception.
Cela semble simple, mais l'est-il? Faites-vous les bonnes démarches? Il existe un moyen de gérer le courrier électronique à l'aide des dossiers de messagerie Microsoft Outlook, mais il n'est pas toujours évident de le faire efficacement.
- 1Identifiez les personnes ou les groupes de personnes dont vous recevez régulièrement des e-mails.
- 2À partir de la messagerie Outlook, des actions, des règles et des alertes, créez de nouvelles règles pour chaque groupe ou personne dont vous recevez régulièrement des e-mails et dirigez ces e-mails vers un dossier spécifique sous le dossier de la boîte de réception.
- 3Déterminez si vous souhaitez A) être alerté lorsque vous recevez un message spécial de cette personne ou de ce groupe et/ou B) le marquer comme lu immédiatement. Passez en revue les autres options d'action pour voir si elles peuvent vous aider davantage.
- 4Créez de nouvelles règles pour chaque groupe ou personne à qui vous envoyez régulièrement des e-mails et dirigez ces e-mails pour qu'ils soient déplacés en tant que copie de l'e-mail que vous envoyez vers un dossier spécifique sous le dossier envoyé.
- 5En fonction de la priorité, décidez quand et dans quel ordre vous souhaitez arrêter le traitement d'une règle. Ceci est particulièrement important lorsque vous travaillez avec des règles qui traitent des e-mails que vous envoyez, sinon vous enregistrerez plusieurs copies du même e-mail.
- 6Avoir une règle envoyée en bas de toutes les règles envoyées avec arrêt du traitement. Cette règle interceptera tous les e-mails qui n'ont pas été placés dans des sous-dossiers individuels.
- 7Sur une base continue, évaluez les e-mails envoyés qui vont dans le dossier envoyé qui ne sont pas déplacés vers un autre sous-dossier. Le nombre de messages dans le dossier Envoyés peut indiquer quand il est temps de créer de nouvelles sous-catégories d'e-mails envoyés.
- 8Sur une base continue, évaluez les e - mails de la boîte de réception qui vont dans la boîte de réception et ne sont pas déplacés dans une autre sous-catégorie. Le nombre de messages dans le dossier principal de la boîte de réception peut déterminer quand il est temps de créer de nouvelles sous-catégories d'e-mails reçus.
- La clé de la gestion des e-mails à l'aide de Microsoft Outlook est d'apprendre à créer des catégories d'e-mails et à hiérarchiser vos e-mails - pensez-y comme à l'élagage et au désherbage de votre jardin d'e-mails - afin que vous puissiez bénéficier de la richesse des informations dont vous disposez.
- Envisagez de modifier les propriétés des dossiers pour afficher le nombre total d'éléments plutôt que le nombre total d'éléments non lus, en particulier si vous recevez déjà des alertes pour la réception de nouveaux messages importants.
- Pour les dossiers que vous créez pour le courrier envoyé, ajustez la vue (clic droit sur la barre d'affichage/tri du dossier, Personnaliser la vue actuelle, les champs, etc.) pour supprimer les champs De et Reçu et ajouter les champs À et Envoyés.
- Une fois les e-mails envoyés et reçus catégorisés, il est plus facile de voir d'où vient la «croissance des e-mails» et de décider où tailler et créer de nouvelles branches.
- Par exemple, les e-mails publicitaires peuvent valoir la peine d'être examinés lorsqu'ils arrivent pour la première fois, mais ils deviennent rapidement obsolètes et peuvent être supprimés. Les avis bancaires et les reçus que vous voudrez peut-être conserver plus longtemps.
- Vous pouvez également vouloir ajouter d'autres champs utiles à la vue de votre dossier. La taille vous permet de voir et de trier selon la taille du message. Vous pouvez décider de décharger vos dossiers de courrier électronique des courriers électroniques plus volumineux et de les gérer en dehors du courrier électronique (c'est-à-dire enregistrer les pièces jointes importantes ou enregistrer un courrier électronique entier dans un emplacement en dehors d'Outlook).
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Le nombre de messages dans le dossier Envoyés peut indiquer quand il est temps de créer de nouvelles sous-catégories d'e-mails envoyés.
- Lorsque le nombre de messages dans un dossier approche un certain nombre (50? 100? 200?), il est temps d'évaluer le désherbage, l'élagage, la sous-catégorisation de vos e-mails dans ce dossier.
- Vous devez faire de votre version personnelle d'Outlook votre scénario de test pour la création de règles de messagerie Outlook avant d'apporter des modifications à votre version professionnelle d'Outlook (ou vice versa, selon ce qui vous intéresse le plus).
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Questions et réponses
- Comment puis-je créer ou ajouter un nouveau dossier dans mon compte de messagerie Outlook?Si vous souhaitez créer un dossier spécifiquement pour une règle, vous faites un clic droit sur «boîte de réception» (ou tout dossier existant/espace vide) dans l'écran de sélection de dossier, et sélectionnez «créer un nouveau dossier». Vous pouvez alors le nommer, et il sera là. Si vous souhaitez en créer un qui ne correspond pas à une règle, vous pouvez accéder à l'onglet dossier en haut et cliquer sur "nouveau dossier".
- Comment puis-je voir le nombre total d'e-mails dans ma boîte de réception?Cliquez avec le bouton droit sur le dossier, cliquez sur Propriétés, cochez: afficher un nombre total d'éléments.
- Comment supprimer les e-mails datant de plus de 10 jours?Vous le supprimez de la boîte de réception comme vous le feriez pour tout autre courrier.
- Comment supprimer des règles?En haut, l'onglet 'accueil' doit être cliqué. Il y a un bouton qui dit «règles». Cliquez dessus, puis cliquez sur «gérer les règles». Vous pouvez y supprimer une règle.
Questions sans réponse
- Puis-je le configurer de manière à ce que certains e-mails, comme les publicités, aillent dans un fichier et soient supprimés au bout de 10 jours?
- Comment inclure un groupe entier dans la liste des expéditeurs approuvés sur Microsoft Outlook?
- Comment mettre mes e-mails en attente dans MS Outlook pendant que je suis en vacances?
