Comment gérer des documents sur un Mac?

Ayez un emplacement central où vous stockez vos documents. Où stockez-vous vos documents et fichiers? Il est facile d'enregistrer un fichier sur le bureau ou tout autre dossier à portée de main, cependant, ce sera un cauchemar si vous récupérez les fichiers la prochaine fois. Ainsi, la toute première chose est de stocker les documents dans un endroit où vous les stockerez toujours. Même cela coûte quelques clics de plus. En faisant cela, vous avez établi les bases de la gestion des documents sur Mac.

Pouvoir les récupérer. Marquer et récupérer, le deuxième facteur de gestion de document sur Mac. Afin de vous assurer que vous pouvez trouver vos fichiers quand vous en avez besoin, créer un symbole est essentiel, eh bien, pour les utilisateurs de Mac, 'Spotlight' est assez facile pour tout trouver, comme les titres, la date de création du fichier, etc., les 'Meta data' aident beaucoup. Les «méta-données» contiennent de nombreuses informations sur le document, telles que le sujet, les auteurs, le type, l'heure, la taille ou l'ISBN, etc. Pour ces méta-informations, vous pouvez utiliser le logiciel de gestion de documents pour rechercher des références. En utilisant le 'DMS' et les 'Meta data', vous pouvez trouver vos fichiers par sujet, type, taille, date, ou même n'importe quel mot-clé dans le contenu! Aussi simple que d'utiliser Spotlight!

Avoir la sécurité. Comment s'assurer que votre création ou vos fichiers personnels ont été piratés, ou publiés partout sur Internet? Il existe deux méthodes pour le faire. Vous pouvez modifier le privilège sous l'utilisation du fichier. Ou vous pouvez facilement le mettre dans le dossier Sécurité du logiciel de gestion de documents, que le dossier ne peut être ouvert que par votre mot de passe personnel.

Avoir une méthode de distribution. La 'Distribution', en tant qu'entreprise ou projet d'aujourd'hui, nous ne pouvons pas simplement conserver nos créations dans notre Mac, nous devons publier ou envoyer les documents à d'autres proches. Comment livrer notre travail à d'autres en toute sécurité et correctement est l'un des aspects importants du système de gestion de documents. Habituellement, il existe trois méthodes différentes: 1).Print; 2).réseau; 3). copie papier. Et le moyen le plus pratique, le plus rapide et le plus respectueux de l'environnement est de partager votre document via le réseau. Il existe de nombreux services de partage de documents Internet célèbres et gratuits, comme Google doc et slideshare.com. De plus, pour partager les fichiers au sein d'un réseau local ou de bureau est également nécessaire. Normalement, avec une liste de partage intelligente dans un bon logiciel de gestion de documents, tous les moyens et méthodes de sortie sont pris en charge.