Comment organiser un bureau informatique?

Placez quatre boîtes ou paniers sur votre bureau. Triez tous les articles que vous utilisez tous les jours dans un panier et tous les articles que vous utilisez moins fréquemment dans le panier suivant. Empilez tous les papiers éparpillés sur votre bureau dans le troisième panier pour un tri ultérieur. Tout ce que vous rencontrez et que vous savez que vous n'utiliserez pas réellement - y compris cette calculatrice supplémentaire que vous avez traînée, ou des crayons et stylos supplémentaires qui ne sont qu'un fouillis - va dans la quatrième case.

• Nettoyez également tous les tiroirs et casiers de votre bureau. Tout rentre dans l'une des boîtes. Tous les déchets que vous trouvez vont directement à la poubelle, bien sûr.

Désignez un endroit spécifique pour chaque article que vous utilisez quotidiennement. Idéalement, même les articles à usage quotidien devraient avoir un tiroir, un casier ou un bac de rangement désigné, laissant votre bureau aussi clair que possible. Certains articles que vous pouvez utiliser tous les jours et que vous souhaitez accéder rapidement incluent des stylos, des crayons, des trombones ou des pinces à reliure, une agrafeuse, une calculatrice et un carnet de reçus.

• Étiquetez une note autocollante avec le nom de chaque article à usage quotidien, puis placez la note autocollante sur la maison de l'article. Par exemple, si vous décidez de garder votre agrafeuse dans le tiroir supérieur droit, placez un post-it avec le mot «AGRAFEUSE» sur le devant de ce tiroir. Garder votre bureau organisé ne consiste pas seulement à désigner une maison pour chaque article, il s'agit également de vous entraîner à associer chaque article à sa nouvelle maison et à le laisser là à la fin de la journée. Vous pouvez utiliser une étiqueteuse pour créer des étiquettes plus permanentes, si cela vous aide, ou supprimer les notes autocollantes une fois que vous êtes habitué à ranger les articles d'usage quotidien à leur place.

Triez les articles dans la case moins fréquemment utilisée. Triez-les en deux piles: les objets que vous utiliserez réellement et ceux que vous n'utiliserez pas. Cette dernière pile va dans la boîte de fouillis.

• Soyez honnête avec vous-même: si vous aviez oublié que vous possédiez même quelque chose, il appartient à la place à la case «fouillis».

Désignez un lieu de stockage pour les articles à usage moins fréquent. Moins vous utilisez un article fréquemment, plus il est hors de portée et peut être rangé confortablement. Évitez la tentation de mettre à rude épreuve la capacité de stockage de votre bureau. S'il ne peut pas contenir confortablement vos articles à usage moins fréquent, rangez les articles que vous utilisez moins d'une fois par semaine dans un petit coffre, une boîte ou un panier près du bureau.

Créez une station de tri en trois parties pour les papiers et le courrier entrants. Vous pouvez utiliser trois paniers, un organisateur de bureau à trois niveaux ou trois chemises de classement dans un support de classement vertical. Étiquetez les parties du système: à lire, à suivre et à archiver.

• Ce n'est pas une station de stockage; les papiers doivent être rangés dans un classeur ou dans des boîtes de classement, pas sur votre bureau. Les papiers et le courrier entrants vont directement dans la partie "À lire" de votre système. Comme vous avez le temps de les lire, vous pouvez ensuite les trier dans la partie appropriée «Suivi» ou «À fichier» du système.

Triez tous les papiers de votre boîte dans les bacs «à lire» ou «de suivi» de votre nouveau système d'organisation, selon le cas. Ne mettez pas de papiers dans la section «À fichier»; au lieu de cela, classez-les dès maintenant. Sinon, vous réorganisez simplement votre encombrement.

Entraînez-vous à garder votre bureau organisé. Tout doit être à sa place désignée avant de quitter le travail pour la journée. Commencer la journée avec un bureau d'ordinateur propre vous donnera un tremplin naturel vers la productivité.

Gardez une petite poubelle près du bureau. Si le recyclage est offert dans votre région, placez également un petit panier ou une boîte de recyclage à proximité. Placez les déchets ou les articles recyclés dans le réceptacle approprié, au lieu de les laisser sur votre bureau.